Pff…. ik merk dat mijn dagen voor een groot deel beheerst worden door ‘moetjes’: alle mail snel beantwoorden, gras maaien, Nespresso koffie cups bestellen, plankje ophangen in de badkamer, op tijd naar huis (want mijn dochter krijgt honger). Maar voordat ik naar huis kan, moet ik eerst boodschappen doen en hierna moet koken en afwassen. Oh ja en dat herinnert me aan een ander puntje; nog steeds geen vaatwasser geïnstalleerd. Ook een ‘moetje’. Door de vele ‘moetjes’ kan ik de dag niet ontspannen afsluiten want het ‘denken en piekeren’ blijft maar doorgaan. Doodvermoeiend, vind ik dit. En vermoeidheid maakt me kribbig en geen prettig gezelschap voor mijn omgeving.

Een oud-collega zei ooit tegen me: “Arnaud, ‘moeten’ zit tussen je oren, durf prioriteiten te stellen”. En daar had hij wel een punt. Maar hoe pak je dat aan, ‘dat prioriteiten’ stellen?

Tegeltjeswijsheid

“Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zelden urgent,” zei Eisenhower. Wat bedoelde hij hiermee? Urgentie heeft betrekking op de mate waarin je kunt wachten met het uitvoeren van een actiepunt of verantwoordelijkheid. En niet- urgente zaken worden over het algemeen vanzelf urgent wanneer je ze lang genoeg laat wachten  Belangrijk verwijst naar hoe belangrijk het actiepunt voor jou is. Dat is dus heel persoonlijk.

Prioriteitenmatrix

Om zijn tegeltjeswijsheid kracht bij te zetten ontwikkelde hij de prioriteitenmatrix, ook wel het Eisenhower – schema genoemd. De prioriteitenmatrix bestaat uit vier kwadranten:

Kwadrant 1: belangrijk en urgent. In het eerste kwadrant bevinden zich de taken die onmiddellijke aandacht vragen, de echte ‘moetjes’. Denk aan het voorbereiden en voorzitten van een projectgroep dezelfde middag en/of acute vragen van interne of externe klanten.

Kwadrant 2: belangrijk maar niet urgent. In dit kwadrant zitten alle geplande werkzaamheden die voor jou belangrijk zijn, zoals een MT vergadering inplannen en uitvoeren, netwerken op vrijdagochtend, feedback vragen op je presentatie en/of plan. Hoe meer je gericht bent op dit kwadrant, hoe minder activiteiten terechtkomen in het eerste kwadrant en hoe minder stress je hebt.

Kwadrant 3: onbelangrijk en urgent. In het derde kwadrant ben je vooral bezig met dringende zaken voor anderen. Het zijn zaken die jouw probleem eigenlijk niet zijn – ze zijn niet voor niets onbelangrijk – maar wel je directe aandacht vragen. Bijvoorbeeld; de baas helpen met zijn presentatie, sommige telefoontjes van verkopers en (doelloze) vergaderingen.

Kwadrant 4: onbelangrijk en niet urgent. In dit kwadrant zitten alle taken die geen enkele bijdrage hebben aan je doelen, zoals; het surfen op je iPhone, dagdromen, of overmatig checken van e-mail.

Hoe werkt het? 4 stappen:

Stap 1

Maak je hoofd eens leeg en schrijf alle moetjes’ op papier. Als het goed is heb je nu een mooie lange lijst aan actiepunten.

Stap 2

Denk wel goed na voordat je in actie komt. Stel jezelf bij elke taak twee vragen: is het belangrijk? En is het urgent? En nee, niet alles heeft spoed en is belangrijk (een moetje).

De hulpvragen hierbij die bij mij goed werken zijn:

• Wil ik er überhaupt tijd aan besteden? Zo ja, dan plan ik deze in.
• Welke taken blijven vervolgens liggen?
• Kan ik deze taken delegeren? Zo ja? DOEN!
• Alles wat hierna nog overblijft op mijn lijstje doe ik tussen de ‘moetjes’ en planningen door.

Het gaat erom je tijd zó te organiseren dat het merendeel van je werk zich afspeelt in het tweede kwadrant (belangrijk/niet urgent). Hier bevindt zich namelijk het werk waar je het meeste plezier aan beleeft. Bovendien ervaar je in dit kwadrant de regie over je agenda. Ook wel een fijn gevoel, toch? Je kunt taken uit het derde kwadrant verminderen door vaker ‘nee’ te zeggen, taken te delegeren en door praktische oplossingen, zoals maximaal tweemaal maal per dag je e-mail te checken of de deur van je kamer dicht te doen.

Stap 3

Werk de actiepunten één voor één af. Als je het druk hebt, heb je de neiging alles tegelijk te willen doen maar dat geeft alleen maar stress en chaos in je hoofd. Plan de werkzaamheden dus goed in, met voldoende ruimte op de dag voor de ‘moetjes’.

Stap 4

Volhard en blijf aan jezelf denken want jij alleen bent de eigenaar van je agenda. Dus kies je om te lijden (eerste kwadrant) of om te leiden (tweede kwadrant)? Ik hoor je het antwoord al mompelen…

Veel succes!