We worden allemaal weleens gekwetst op de werkvloer. Zo ook Fleur (32), die te horen kreeg dat ze alsnog niet in aanmerking zou komen voor de functie van communicatieadviseur. “Ik was zó gekwetst en klapte helemaal dicht tijdens het gesprek.” Logisch, want die boodschap zag ze natuurlijk niet aankomen. Hoe kun je het beste reageren in zulke situaties?
“Ze hadden toegezegd dat ik zou doorgroeien naar deze rol”, vertelt Fleur. “En dan vertelt mijn leidinggevende opeens dat ik slordig werk en geen echte adviseur ben. Pardon?” Vrijheid van meningsuiting is een veelgebruikt argument om maar ongefilterd te zeggen wat we denken op dat moment. Dat moet deze leidinggevende vast óók gedacht hebben. Eerlijkheid duurt het langst, toch?

Direct reageren, of op een later moment reageren

Toch voelt zo’n (rot)opmerking niet altijd oké, en zit je plotseling in een situatie waar je niet in wil zitten. Wat kun je doen?

Vaak komt de inspiratie voor wat je allemaal had kunnen zeggen pas achteraf. En als je wél iets uit weet te brengen op het moment suprême (“Hallo, dat zeg je toch niet?!”), leidt zo’n impulsieve reactie zelden tot succes. Het resultaat? Je lokt een tegenaanval uit, of je boodschap wordt niet eens opgepikt. Help!

Directe feedback geven: hoe doe je dat wel?

Het is niet makkelijk, maar directe feedback geven kán wel! Kijk maar eens naar onderstaand stappenplan.

Stap 1. Trek de aandacht en spiegel wat je ziet of hoort

Het is misschien wel de simpelste manier om iemands aandacht te trekken: spreek diens naam uit. “Eh, Arnaud…”. Zorg dat je op kalme toon praat en niet zoals je ouders je vroeger tot de orde riepen: “Arnaud Hol, ruim je kamer op!” Ik hoor het ze nog zeggen. 😉

Vervolgens vertel je wat je hoort of wat er met je gebeurt. Bijvoorbeeld: “Zo, jij klinkt fel”, of: “Zo, ik val even stil merk ik.” Heb je de aandacht? Ga door naar stap 2.

Stap 2. Verwoord zo concreet mogelijk je ongemak…

…maar pas op: het ego van de ander vindt dat helemaal niet fijn om te horen. Gelukkig is dit heel simpel op te lossen door de optie van oprechte intenties eraan te koppelen. Een voorbeeld: “Eh Arnaud…? Zo, je klinkt fel. Dat bedoel je vast aardiger dan het eruit kwam”, of: “Oei, Arnaud, je komt heel bot over nu. Ik denk dat je niet helemaal door hebt hoe dat overkwam.”

Ta-da: ego gered en grote kans dat je de aandacht van de ander weet vast te houden, zonder dat die in de weerstand schiet.

Stap 3. Laat ruimte over voor de ander…

…ook al is het een verdedigende reactie als: “Wat ben jij lichtgeraakt zeg”, of: “Dat bedoel ik toch helemaal niet zo?” Let op: wat het ook is dat de ander zegt, ga er nog niet inhoudelijk op in. Nuanceer, weerleg of verdedig je dus niet: “Zo kwam het anders wel over!” Dat heeft weinig zin, want mensen kunnen niet goed luisteren als ze zich niet gehoord voelen. Begrijp wat de ander zegt, zonder in te gaan op details.

Stap 4. Benoem het effect op jou

Goede intenties toveren het effect op jouw humeur niet weg. Benoem dus ook wat het effect van het voorval heeft op jou. Zeg niet wat de ander fout doet, maar wat het gedrag voor jou betekent. Een aantal voorbeelden: “Dat vind ik niet fijn”, “Dat maakt me boos”, “Dat irriteert me”, of “Ik word er onzeker van”.

Stap 5. Zeg wat je nodig hebt

Vertel wat je graag van de ander wilt. Tip: stel een vraag. Bijvoorbeeld: “Zou je met meer respect willen reageren?”, of: “Wil je daarmee ophouden?” Met zo’n vraag geef je de ander de kans om jou een gunst te verlenen. Daarmee heeft de ander meteen een ego-uitweg!

Stap 6. Sluit feedback positief af

Stemt de ander met je in? Dan is een simpel ‘dankjewel’ al voldoende. Even alles op een rij:

• Jij: “Eh Arnaud…? Zo, je klinkt fel. Dat bedoel je vast aardiger dan het eruit kwam.”
• Ik: “Dat bedoel ik toch helemaal niet zo?”
• Jij: “Dat snap ik, maar door je woorden word ik onzeker. Zou je met meer respect willen reageren?”
• Ik: “Natuurlijk, ik zal er rekening mee houden.”
• Jij: “Dankjewel voor je begrip.”

Meer weten?

Hopelijk helpen deze stappen je om niet over je heen te laten lopen door een vervelend gebracht bericht van je leidinggevende, zoals Fleur ervaarde. Door veel te oefenen ga je merken dat feedback geven eigenlijk heel makkelijk is. Experimenteer er gerust op los!

Vaker dit soort tips lezen? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief en krijg advies en informatie over bijvoorbeeld keuzestress, carrièreswitch, zelfvertrouwen en communiceren als allereerste in je mailbox.

Met positieve groet,

Arnaud