Leer in 7 stappen goede feedback geven

Heb je een fijne vakantie gehad en ben je weer aan het werk? Dan herken je dit misschien:

blogaugustus3Op je eerste werkdag heb je al een propvolle mailbox of je merkt dat je collega je overdracht niet goed heeft opgepakt of je manager staat al om kwart over 9 aan je bureau te trappelen met een ‘spoedje’ en vraagt je amper hoe je vakantie was…

Hoe geef je nou feedback als je irritatie na 1 dag al is opgelopen tot een kookpunt?

Waarom is het geven van goede feedback zo belangrijk?

In mijn praktijk komt het geven van feedback geregeld terug. Het blijkt dat veel mensen dat lastig vinden. Vooral als je niet tevreden bent over het werk of gedrag van een ander. Het zit namelijk niet in onze natuur om daar direct iets van te zeggen. Je wilt nu eenmaal niet bemoeizuchtig of klagerig overkomen. Maar dat is toch zonde! Want als een ander van niets weet, is er ook geen ruimte voor verbetering. Gevolg: jij blijft je irriteren.

Niets mis met negatieve feedback

Uiteindelijk wordt ook negatieve feedback (zowel geven als ontvangen) als positief en waardevol ervaren. Denk er maar eens over na, je hebt toch liever dat een collega eerlijk is dan dat er spanningen ontstaan die je niet kunt plaatsen? Iedereen wil toch fijn samenwerken en een goede werksfeer op kantoor? Dat bereik je door elkaar goede feedback te geven. Die feedback hoeft echt niet altijd positief te zijn, zolang je het maar op de juiste manier brengt.

In 7 stappen goede feedback geven

Gelukkig kun je er in 7 stappen voor zorgen dat een ander jouw feedback rustig ontvangt:

  1. Wees specifiek: benoem feiten en concreet gedrag

    Voorbeeld: ‘Gisteren hadden we een afspraak met klant X. We hebben een kwartier op je moeten wachten’. Deze feedback is specifiek (gisteren bij klant X), je beschrijft concreet gedrag (een kwartier te laat komen) en je benoemt een feitelijke situatie.

  2. Beschrijf wat het gedrag met je doet zonder te oordelen

    Voorbeeld: ‘Gisteren hadden we een afspraak met klant X. We hebben een kwartier op je moeten wachten en ik voel me hierdoor niet serieus genomen’. Verwar deze stap niet met ‘ik vind’. Voorkom een waardeoordeel, want dat kan weerstand oproepen. Dus niet: ‘Gisteren hadden we een afspraak met klant X. We hebben een kwartier op je moeten wachten en ik vind dat irritant’.

  3. Breng de boodschap vanuit jezelf

    Geef alleen feedback wanneer je iets zelf hebt waargenomen. Betrek er geen verhalen bij van derden. Hiermee voorkom je dat de ontvanger in de verdediging schiet en hij zich afvraagt wie er over hem heeft ‘geroddeld’.

  4. Kies voor de juiste timing

    Geef feedback wanneer je zelf rustig over de situatie bent. Maar wacht ook niet te lang met de ander aan te spreken, zodat hij of zij zich het specifieke voorval nog kan herinneren. En zorg voor een geschikt moment. Dus niet vijf minuten voor aanvang van een vergadering, vlak voor een andere afspraak of op het punt van naar huis gaan. Neem de ander even apart om op een rustige plek te praten.

  5. Geef de ander de gelegenheid te reageren

    Het ‘hoge woord’ is eruit. Dat lucht op. Maar nu komt de tweede belangrijke fase: vraag of de ander je heeft begrepen en hoe hij zelf het voorval heeft ervaren. Licht je boodschap zo nodig toe met aanvullende concrete feiten (stap 1). En durf om een reactie te vragen. Bijvoorbeeld: ‘Gisteren hadden we een afspraak met klant X. We hebben een kwartier op je moeten wachten en ik voel me hierdoor niet serieus genomen. Begrijp je wat ik bedoel?’

  6. Zoek samen naar oplossingen

    Als de ontvanger je feedback begrijpt, kunnen jullie op zoek gaan naar oorzaken en oplossingen. Stel open vragen (wie, wat, hoe, welke) om te verkennen wat de oorzaken van zijn gedrag zijn en maak duidelijk dat je de ander graag wilt helpen. Vertel hem niet wat hij moet doen, maar laat hem met de oplossing komen. Wat gaat hij nu anders doen? Alleen dan kun je verandering teweeg brengen.

  7. Oefenen en nog eens oefenen!

    De laatste en misschien wel de belangrijkste stap: oefenen en nog eens oefenen! Begin eerst met het geven van positieve feedback en verwonder je wat dat doet met iemands zelfvertrouwen. Negatieve feedback geven is niet veel moeilijker zolang je de bovenstaande stappen maar in gedachten houdt.

Lees ter inspiratie ook eens mijn eerdere blogs met tips en inspiratie over je werk en loopbaan.

Met positieve groet,

Arnaud

Zin in koffie?

Twijfel je nog of loopbaancoaching iets voor je is? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek en een lekkere kop koffie (of thee) met Arnaud Hol via 06 - 30 39 84 73 of vul je gegevens in. Ik bel je binnen 24 uur terug.

Stel je vraag

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Ervaringen

Blogs lezen?

Schrijf je dan hier in voor mijn blogs over zelfvertrouwen, loslaten, dromen waarmaken, keuzes maken en meer!

Verbindend communiceren in vier stappen

‘We communiceren de hele dag. Hoewel we woorden meestal goed bedoelen, komen ze soms tóch nogal lullig onze mond uit. Waarom doen we dat eigenlijk? En hoe kan het anders? Ik leg je graag uit hoe verbindend communiceren werkt.’

Lees meer >

Sorry zeggen: hoe doe je dat goed?

‘Maud (38 jaar) wil transformeren van micromanager naar ‘people manager’. Als ik haar vraag of ze weleens sorry zegt tegen haar collega’s, valt ze stil. Want hoe doe je dat eigenlijk, sorry zeggen? Ik laat je zien welke sorryfouten op de loer liggen en hoe je het wél goed aanpakt.’

Lees meer >

Sta jij 24/7 aan? Zo leer je loslaten

‘“Mijn hoofd zit vol”, vertelt Anne (29 jaar) me. Ik zie de vermoeidheid in haar ogen. Anne staat altijd ‘aan’. Een gevoel dat jij vast herkent. Vandaag neem ik je daarom mee naar de mentale sportschool. Wat we gaan doen? Trainen met loslaten en sterker worden dan dat kritische stemmetje…’

Lees meer >